Documentale

gestione documentale

Ogni società possiede una rete aziendale complessa e ricca di documenti archiviati durante gli anni e spesso la ricerca di file specifici è molto laboriosa e può causare perdita di tempo alle risorse delle tua organizzazione.

Un sistema di gestione documentale è pensato per aiutarti a risolvere tutti i problemi legati all’archiviazione di dati e documenti di diversa natura. Oggi è possibile superare le tradizionali barriere fisiche e rendere disponibili determinate informazioni nel modo e nel luogo desiderati. La soluzione ti garantisce la completa dematerializzazione dei flussi documentali, un’organizzazione ottimale dei processi informativi e distributivi, la totale tracciabilità e reperibilità dei documenti, l’accessibilità illimitata dei documenti in totale sicurezza, la riduzione dei costi. Infine, la possibilità di utilizzare la soluzione anche tramite Internet/Intranet ne amplia ulteriormente le funzionalità contribuendo a semplificare ancora di più i processi di classificazione, ricerca, condivisione e distribuzione dei documenti.

Il nostro software per la gestione documentale consente l’acquisizione, l’archiviazione, la conservazione sostitutiva a norma di legge, la gestione ed ottimizzazione dei flussi informativi, la consultazione, la stampa e la distribuzione di qualsiasi tipo di documento.
Il software dispone di tutti gli strumenti necessari all’archiviazione dei documenti cartacei e semplifica le operazioni di acquisizione. I documenti digitalizzati potranno essere visualizzati anche tramite Internet.

Principali vantaggi della gestione documentale:

  • inserimento di documenti da sorgenti diverse (carta, file, fax)
  • classificazione documentale, con relazioni
  • ricerca documenti, per chiavi e full text
  • utenti, gruppi e permessi (security logica)
  • informazione criptate, web su SSL/https (security avanzata)
  • integrazione con portali, sistemi ERP e strumenti di Office
  • tempi di ricerca rapidi, anche in presenza di grandi archivi documentali elettronici
  • smistamento automatico di lotti di documenti provenienti da multifunzione (o scanner) utilizzando codici a barre
  • trasformazione dei documenti PDF in file WORD o Excel

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